SECTION 05 SUR 05
Contrats et dossiers
Rendre les pièces, leurs versions et les décisions vérifiables tout au long d’un dossier.
Faites défiler le tableau horizontalement pour voir toutes les colonnes.
| Projet | Résultat livré | Pourquoi un assistant seul ne suffit pas | Bénéfice |
|---|---|---|---|
| Contrôler les dossiers fournisseurs au fil de leurs mises à jour | Une file de dossiers à instruire, avec pièces manquantes, incohérences et validations attendues. | Appliquer les bonnes règles par fournisseur et par site, puis reprendre les contrôles à chaque mise à jour. | Temps gagné · Qualité |
| Reconstituer les preuves d’un litige commercial volumineux | Une chronologie vérifiable et un index des pièces, actualisés au fil du dossier. | Conserver les originaux et leurs accès ; suivre les versions, contradictions et nouvelles pièces du dossier. | Temps gagné |
| Suivre les preuves de réalisation des obligations contractuelles | Un registre obligations–preuves–responsables avec exceptions à traiter avant chaque revue d’affaire. | Relier les obligations aux preuves réelles et réexaminer les impacts de chaque avenant. | Risques réduits |
| Assembler les dossiers de réception de travaux | Une matrice de complétude et un dossier de réception indexé, avec réserves et pièces restant à faire valider. | Réconcilier ouvrages, lots et versions documentaires de plusieurs intervenants. | Temps gagné · Qualité |
| Maintenir un dossier de preuves pour les audits internes | Un dossier de préparation d’audit avec sources, dates, propriétaires et points restant à examiner. | Maintenir les liens exigence–preuve dans le temps avec des droits et responsabilités distincts. | Temps gagné · Qualité |
| Fiabiliser la reprise de contrats après une acquisition | Un registre de reprise contrôlé, une liste d’exceptions et un historique de validation de chaque donnée importée. | Identifier les versions et entités correctes, puis faire valider les données avant leur import. | Qualité · Risques réduits |
| Réconcilier les versions d’un cahier des charges multipartenaires | Un registre des changements avec impacts, responsables et décisions restant à formaliser. | Suivre les exigences reformulées et leurs impacts sur les engagements de plusieurs partenaires. | Qualité · Risques réduits |
| Préparer le traitement des archives selon vos règles internes | Une file de lots à examiner avec règles appliquées, exceptions et décisions tracées. | Appliquer des règles validées aux dossiers réels tout en respectant les exceptions de conservation. | Temps gagné · Risques réduits |